surat masal ms word

Cara membuat Surat Masal Dengan Microsoft Word

bukainfo.net – Pernahkah anda berfikir tentang cara membuat surat edaran secara masal namun tanpa harus melakukan pengetikan satu per satu?

Itu mungkin akan sangat berguna untuk anda yang bekerja di bidang administrasi, dimana anda membuat surat yang sama namun dikirimkan kepada instansi ataupun orang yang berbeda.

Apakah ada aplikasi yang dapat melakukan pekerjaan seperti itu?

Microsoft Word adalah jawabannya, tanpa kalian sadari microsft word memiliki fitur tersebut. Fitur itu adalah Mail Merge / surat masal.

Dengan ini, anda tidak perlu lagi melakukan pengeditan untuk setiap surat dengan tujuan pengiriman yang berbeda.

Fitur ini sebenarnya telah hadir di versi Microsoft Word 2003 sampai dengan versi saat ini (*apakah anda menyadarinya?).

Anda cukup membuat satu surat saja sedangkan data-data seperti (alamat tujuan, penerima, nomor surat, dan lainnya yang dibutuhkan dalam surat) akan diisikan secara otomatis (*sangat mudah sekali).

Dengan adanya fitur ini, masalah yang anda alami seperti diatas sudah teratasi.

Saya akan memberikan cara menggunakan fitur ini dengan baik, disini saya menggunakan versi Microsoft Word 2016. Namun hampir tidak ada yang berbeda dari setiap versi dalam fitur ini.

Sebelum kita memulai untuk menulis surat, kita memerlukan sebuah sumber data (Data Source) untuk menampung semua data-data surat agar dapat muncul secara otomatis.

 

Baca juga : Trik Microsoft Word, Untuk Mempermudah Tugas Sekolah!!! (*ini juga akan bermanfaat)

 

Berikut Cara membuat sumber data pada microsoft word :

Pada Menu Mailings, pilih Select Recipients, setelah itu pilih Type a New List

Select Recipients
Select Recipients

Setelah itu, akan muncul jendela New Address List

 

Berikutnya, silahkan edit field (menambahkan data yang dibutuhkan untuk surat)

Pertama Pilih Costumize Colums

Costumize Colums
Costumize Colums

Lalu hapus entry yang tidak diperlukan (*cara cepat menghapusnya hanya dengan tekan d untuk delete dan y untuk yes)

Untuk menambahkan entry, tekan add setelah itu isi entry tersebut dengan keperluan surat.

 

Kemudian tekan OK

entry
entry

Setelah itu, isi entry tersebut dengan data dari surat anda

data entry
data entry

 

Setelah anda sudah selesai membuat sumber datanya, silahkan anda perhatikan cara penggunaan mail merge berikut :

Buat master surat, surat yang sudah lengkap namun tanpa nomor surat, penerima, atau data lainnya pada surat anda. Contohnya adalah seperti yang saya beri tanda kurang/lebih dari atau yang kalimatnya saya blok.

master surat
master surat

 

Kemudian, kita akan memasukkan data-data surat ke file master kita ini.

Petama, pilih Select Recipients dan pillih Use an Exitins List. Cari sumber data yang sudah kita buat sebelumnya.

 

Setelah itu, blok kata nomor. Kemudian pilih Insert Merge Field dan sesuaikan dengan fieldnya juga (isinya).

Insert Merge Field
Insert Merge Field

Ulangi Langkah tersebut hingga semua sudah tergantikan.

 

Setelah anda memasukkan semua field, tampilannya akan seperti berikut

tampilan selesai input field
tampilan selesai input field

 

Untuk menampilkan data field tersebut, pilih Menu Mailings, kemudian kilik Preview Result untuk mengecek apakah data yang di inputkan sudah benar.

Preview Result
Preview Result

 

Jika sudah, maka tinggal pilih Finish & Merge, kemudian tinggal anda pilih antara Edit Individual Documents untuk di save dengan file baru, pilih Print Documents untuk langsung melakukan pencetakan (disini saya pilih Print Documents).

Finish & Merge
Finish & Merge

 

Setelah ini akan muncul jendela baru, disana anda dapat memilih All untuk print semua datanya.

Print Documents
Print Documents

 

Itulah cara membuat surat masal / mail merge dari saya, jika ada yang kurang anda pahami dapat anda tanyakan di kolom komentar.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi anda, dan jangan lupa untuk membagikan artikel ini agar teman anda juga mendapatkan pengetahuan yang anda dapatkan.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

#M671073ScriptRootC1106199 {min-height: 300px;}

Tolong, matikan adblock anda…

Anda mungkin akan melewatkan beberapa hal yang anda suka dari iklan.

Juga, kami memerlukan uang demi berkembangnya website kami.

Demi berkembangnya website kami, tolong matikan adblock anda